Articolo scritto con il supporto di strumenti di intelligenza artificiale e rivisto dalla redazione di CH Media, come previsto dal Regolamento UE 2024/1689 (AI Act), art. 50.
Un evento aziendale riuscito non si nota. Gli ospiti arrivano, trovano parcheggio, l’audio funziona, il discorso dura il giusto, il buffet non finisce alle nove, la serata scorre. Il giorno dopo ne parlano bene. Dietro questa apparente semplicità c’è un lavoro preciso, che comincia mesi prima.
1. Perché lo fai
Ringraziare i clienti? Presentare un prodotto? Festeggiare un anniversario? Motivare il team? Farti conoscere dalla stampa? L’obiettivo decide tutto il resto: chi invitare, dove, che tono avere, come misurare se è andata bene.
2. Il budget, con un margine
Location, catering, tecnica, allestimento, intrattenimento, comunicazione, foto e video, permessi, assicurazione. Metti tutto in colonna e tieni un dieci per cento per gli imprevisti. Ci saranno.
Per orientarsi, in Campania un evento piccolo, tra 20 e 50 persone, organizzato con un supporto professionale costa in genere tra 2.000 e 8.000 euro. Un evento medio, tra 50 e 200 persone, con produzione completa, tra 8.000 e 30.000. Oltre, per i grandi eventi.
3. Data e location
Controlla il calendario: feste, eventi in città, ponti, partite importanti. Scegli una location adatta al numero di persone e al tipo di serata, facile da raggiungere, con parcheggio o navetta. Fai sempre un sopralluogo, alla stessa ora dell’evento.
4. I fornitori
Catering, audio e luci, allestimenti, artisti, hostess, fotografo. Contratti chiari, con orari, cosa è compreso e chi fa cosa. Un referente unico per ciascuno.
5. Gli inviti e la comunicazione
Inviti con largo anticipo, promemoria qualche giorno prima. Se l’evento è pubblico, comunicato stampa e social. Se è riservato, comunque foto e video per raccontarlo dopo. Ne parliamo in ufficio stampa per eventi.
6. La scaletta minuto per minuto
Chi arriva quando, chi parla e per quanto, quando parte la musica, quando si serve, quando si chiude. Condivisa con tutti i fornitori. Il giorno dell’evento, una persona sola ha in mano la regia.
7. Il dopo
Ringraziamenti agli ospiti, foto e video condivisi, un breve racconto sui social e sul sito. E una riunione per capire cosa ha funzionato e cosa no.
Domande frequenti
Con quanto anticipo cominciare?
Due o tre mesi per un evento aziendale medio. Di più se serve una location molto richiesta o ci sono permessi pubblici.
Meglio un’agenzia o fare da soli?
Per una cena di ufficio si può fare da soli. Quando ci sono tecnica, artisti, stampa e tante persone, un’agenzia toglie molti pensieri.
Se vuoi che ce ne occupiamo noi, leggi agenzia eventi e la pagina eventi. Per gli eventi pensati per i clienti, marketing esperienziale.
